Se sei un content creator con una certa esperienza – o sogni di diventarlo – saprai bene che saper usare le piattaforme social è solo uno dei tanti requisiti essenziali per fare della tua passione una vera e propria attività lavorativa.
Notion per il project management
Creazione di contenuti e project management vanno infatti a braccetto, soprattutto quando entrano in gioco le collaborazioni a pagamento (con brand, aziende o con altri creator), specie di lungo periodo. Avere gli strumenti digitali giusti per pianificare, eseguire, gestire e archiviare correttamente i singoli progetti è fondamentale.
Per questo, negli anni più recenti, si sono affermati sul mercato una serie di strumenti – in particolare le suite all-in-one – che aiutano freelance e team di lavoro a gestire l’intero flusso di lavoro da un unico ambiente. Ciò si traduce in un workflow più fluido, ordinato e sincronizzato, più semplice da gestire. Tra le tante suite all-in-one che possono esserti utili per la gestione dei tuoi progetti, c’è senza dubbio Notion, di cui probabilmente avrai già sentito parlare. Ecco cosa c’è da sapere.
Che cos’è Notion e come funziona
Notion, disponibile sia come sito desktop che come app da scaricare sui singoli dispositivi, è uno spazio di lavoro completo che consente di organizzare informazioni, progetti e collaborazioni. Potrai usarlo come se fosse un grande quaderno digitale con database, costruendo il tuo ambiente di lavoro personalizzato a partire da pagine e blocchi. L’interfaccia è caratterizzata da un design pulito e minimalista, con qualche tocco di colore. I contenuti si sincronizzano su tutti i dispositivi semplicemente usando lo stesso account.
L’italiano non è ancora incluso nell’elenco delle lingue ufficialmente supportate. Tuttavia, puoi creare, caricare e aggiornare i tuoi contenuti e documenti in italiano senza problemi. Inoltre Notion AI (che include le funzionalità basate su intelligenza artificiale) è in grado di comprendere e generare contenuti in italiano, incluse le risposte alle domande (Notion Q&A). infine esistono molti tutorial, template e risorse della community in lingua italiana per aiutarti a utilizzare al meglio la piattaforma. Se te la cavi bene con l’inglese, potrai invece seguire gli account ufficiali di Notion su X e Threads per rimanere sempre aggiornato sulle ultime novità.
Come usare Notion se sei un content creator
Passiamo ora all’utilità di Notion per i content creator. Per quanto riguarda il calendario editoriale, ad esempio, potrai gestire e modificare la pianificazione di post, articoli, video e podcast con scadenze, stati di avanzamento e assegnazioni all’interno del team. Stesso discorso per la gestione delle collaborazioni a pagamento: spazio ai database per campagne e a tutto ciò che è necessario per i lanci di prodotto. Potrai poi articolare ogni progetto in task specifici e, una volta assegnati i compiti, i membri del team avranno la possibilità di commentare direttamente sulle pagine dedicate.
Altre pagine/sezioni all’interno del progetto possono inoltre ospitare documenti di riferimento per l’intero team come linee guida, brand book, checklist di stile, template per copy e grafiche, anche suddivisi in sotto-pagine. Stesso discorso per la funzione archivio, con elenchi di idee di successo, bozze, materiali multimediali, fonti e ispirazioni, report, analisi e case histories. Notion può anche fungere da CRM leggero con database per gestire contatti con brand, sponsor, giornalisti e collaboratori esterni. Come già accennato, uno dei punti di forza di questo strumento è in feedback e revisione, con la possibilità di commentare in tempo reale su testi, script e storyboard.
Differenze tra Notion in versione free e a pagamento
Anche Notion, come altri strumenti simili, è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento, ovviamente con delle differenze. La versione free è indicata per uso personale, soprattutto se si è agli inizi o se si vuole prima testare altri strumenti prima di scegliere quali usare, o per piccoli team che non hanno bisogno di funzionalità avanzate.
Include: pagine e blocchi illimitati; collaborazione di base (fino a 10 ospiti invitati); upload file con limite di 5 MB per file; cronologia versioni limitata a 7 giorni; database disponibili, ma senza funzioni avanzate di sicurezza. I piani a pagamento, invece, sono tre: Plus, Business ed Enterprise, quest’ultimo indicato per le grandi aziende. Nelle versioni a pagamento di Notion potrai caricare anche file molto pesanti, avere ospiti illimitati per le collaborazioni, funzionalità avanzate sia per la sicurezza che per l’uso dei tool AI integrati.
Notion AI: funzionalità smart e AI agentica
Negli ultimi anni Notion ha compiuto un ulteriore salto di qualità grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale al suo interno. L’utente potrà dunque usare l’AI di Notion senza dover uscire dal sito/app, risparmiando tempo e confusione. Notion AI non è solo un “AI writer” che corregge testi, ma un ecosistema che va dalla scrittura assistita fino agli agenti AI. Per quanto riguarda la scrittura, potrai ad esempio selezionare un testo (copy, email, articoli, social post, ecc.) e chiedere all’AI di Notion di correggerlo, riscriverlo, accorciarlo, renderlo più formale o più creativo.
Passando alla generazione di contenuti, partendo da uno o più prompt, l’AI sarà in grado di creare bozze di articoli, script, outline di progetti, liste di idee, contribuire al brainstorming del team di lavoro. Inoltre potrai evitare di filtrare i tuoi documenti manualmente, chiedendo ciò che ti interessa direttamente all’AI. Ad esempio: porre domande specifiche in linguaggio naturale su una pagina o un database (“Quali task sono in ritardo?”) o chiedere “Mostrami i progetti con deadline a ottobre” e ottenere subito la lista.
Oltre alla possibilità di automatizzare alcune funzionalità – ad esempio con la generazione automatica di promemoria legati alla gestione di un progetto – ha suscitato grande interesse l’introduzione dell’AI agentica. Gli agents di Notion, ovviamente con la tua supervisione, possono agire in autonomia all’interno dell’app su task ricorrenti, ad esempio riassumendo automaticamente le note appena salvate di una riunione del team o redigere report settimanali prendendo dati da più database.
Le alternative a Notion
Se desideri provare altri strumenti simili, infine, le alternative non mancano, ciascuna con delle specificità. Asana, Trello e ClickUp, ad esempio, hanno caratteristiche che li rendono competitivi soprattutto quando si parla di project management strutturato. Asana offre rigore e controllo: ideale per team medio‑grandi che devono rispettare scadenze e KPI. Trello è semplice, visivo e immediato: perfetto per piccoli team o progetti creativi veloci. ClickUp, infine, è ibrido: unisce la flessibilità di Notion con la potenza di Asana, ma con più automazioni e AI.